Nii nagu tulevaseks abieluks saavad kokku tegelikult ju kaks täiesti erinevat inimest (erineva mineviku, isiksuste ja harjumustega), kes üritavad hakata siis “kodu” mängima ja peavad mõnel juhul järgmised 50 aastat koos elama, saavad ka töökeskkonnas meeskonnaks kokku täiesti võõrad inimesed, kes peavad “tööperet” mängima ja järgmised 2-5 aastat koos olema (ja tegema seda igapäevaselt pikemalt kui oma pereliikmetega).

Kas seda arvesse võttes on üllatav, et inimeste vahel tekivad arusaamatused ja konfliktid?

Töökeskkonnas ilmneb vähemalt 3 liiki konflikte

Kui pereelus paistavad rohkem välja just isikute vahelised konfliktid, siis töökeskkonnas on konfliktidel erinevaid tüüpe. Oma 13 aastasele kogemusele meeskondade ning juhtidega julgen liigitada konfliktid laias laastus 3 rühma:

1) Isikute vahelised konfliktid ehk EGOKONFLIKTID – arusaamatused selles, missugused on ikka õiged vaated ja arusaamised elu, kuidas on ikka õige asju teha (harjumused) ning missugused on ikka õiged suhtumised teatud asjadesse jms.

2) Ülesannete vahelised konfliktid ehk ROLLIKONFLIKTID – arusaamatused selles, kes ja mida ikkagi teeb ja ei tee, kes mille eest vastutab ja ei vastuta jms.

3) Parima lahenduse leidmise konfliktid ehk EDUKONFLIKTID – arusaamatused selles, kuidas oleks teatud olukorras meeskonnal või indiviidil käituda, et võimalikult kiiresti soovitud tulemuseni (eduni) jõuda.

Kuidas neid konflikte juhina ennetada ja ületada?

Isikute vahelised konfliktid ehk egokonfliktid

Usutavasti on egokonfliktid igale juhile kõige ebamugavamad, sest siia on kaasatud inimeste sügavad alateadlikud protsessid, mida inimesed isegi alati (üldjuhul!) ei teadvusta. Seetõttu on nende konfliktide tekkimise põhjused sageli ka varjatud, ja nende lahendamine ka väga keeruline ning mõnikord isegi delikaatne.

Üldjuhul tekivad need isiklike suhete ja suhtlemisprobleemide pingetest:

1. Isiksuste erinevused – koos töötavad erinevad isiksusetüübid ja tööstiilid, mis võivad põhjustada hõõrumist ja arusaamatusi;
2. Kommunikatsiooniprobleemid – erinevad suhtlemisharjumused, kuulamisoskuse puudumine või valesti üksteise tõlgendamine võivad tekitada konflikte;
3. Emotsionaalsed reaktsioonid – vähene enesetundmine ja nõrk kontakt oma sisemaailmaga (mõtted, emotsioonid), mis võib põhjustada armukadedust, usaldamatust või solvumisi, mis võivad põhjustada konflikte.

Mida saaks juht teha selliste konfliktid ennetamiseks ja ületamiseks?

Sageli öeldakse, et juhil on palju “mütse”, mida ta kandma peaks. Ja mõnikord tuleb lausa psühholoogi müts pähe panna. Just sellesse rolli minemine aitab usutavasti kõikide konflikti liikide puhul kõige enam.

Egokonfliktide ületamiseks aitavad muuhulgas kindlasti sellised võtted:

1. Teadlik kuulamine ja empaatia arendamine:
   • Kui kaks töötajat on pidevalt konfliktis erinevate tööstiilide tõttu, oleks esimene samm juhina korraldada 1:1 vestluseid, kus mõlemal töötajal on võimalus oma muresid avameelselt jagada. Juht peaks rakendama teadlikku kuulamist ja empaatiat, et mõista sügavamalt töötajate tundeid ja vajadusi.
   • Uuring: Harvard Business Review‘s avaldatud uuring leidis, et juhid, kes rakendavad 1:1 vestlustel teadlikku kuulamist, suudavad märkimisväärselt parandada meeskonna üldist rahulolu meeskonnas ja vähendada konflikte (Harvard Business Review, 2020).
2. Vahendamine ja neutraalse vahendaja kaasamine:
   • Kui konflikt on sügavam ja osapooled ei suuda ise lahendust leida, võib juht kaasata professionaalse vahendaja (kas majasisene või majaväline), kes aitab konflikti lahendada neutraalsel ja professionaalsel viisil.
   • Uuring: American Management Association uuring näitab, et professionaalse vahendaja kaasamine võib vähendada tööalaseid konflikte 30% võrra (American Management Association, 2018).

Ülesannete vahelised konfliktid ehk rollikonfliktid

Rollikonfliktid tekivad, kui meeskonnaliikmete vahel on segadus või vastuolu tööülesannete ja vastutuste jaotamisel. Need konfliktid võivad hõlmata olukordi, kus:

1. Ülesannete kattumine: Kahe või enama meeskonnaliikme tööülesanded kattuvad või neil puudub selge jaotus.
2. Ressursside jagamine: Meeskonnaliikmed konkureerivad piiratud ressursside, nagu aja, raha või varustuse pärast.
3. Ebaselged ootused: Tööülesanded, eesmärgid ja vastutus ei ole selgelt defineeritud, põhjustades meeskonnas segadust ja pingeid.

Egokonfliktide ületamiseks aitavad muuhulgas kindlasti sellised võtted:

1. Selged tööülesanded ja vastutusalad:
   • Juht võiks luua selge ja dokumenteeritud tööjaotuse plaani, kus kõik meeskonnaliikmete ülesanded ja vastutusalad on detailselt kirjeldatud (ja see võiks olla kõikidele kogu aeg ka ligipääsetav). Seda plaani võiks regulaarselt koos üle vaadata ja vajadusel uuendada.
   • Uuring: Project Management Institute uuring näitab, et selge tööjaotus ja vastutusalad võivad vähendada rollikonflikte ja parandada meeskonna tootlikkust 20% võrra (Project Management Institute, 2019).
2. Efektiivne kommunikatsioon ja regulaarsed koosolekud:
   • Paljudes meeskondades on koosolekud lihtsalt operatiivse info jagamise koosolekud. Millal ja kus aga arutada meeskonnas üles kerkivaid pingeid, arusaamatusi ja konflikte? Selleks tasuks korraldada täitsa eraldi regulaarseid koosolekuid, et arutada tööprotsesse ja ülesandeid, mis põhjustavad konflikte. Julgustada tasuks kindlasti meeskonnaliikmeid oma muredest ja probleemidest avatult nendel koosolekutel rääkima (sest just selleks need loodud on).
   • Uuring: Gallup‘i uuring leidis, et meeskonnad, kes osalevad regulaarsetel sedalaadi koosolekutel ja suhtlevad seal avatult, kogevad 50% vähem rollikonflikte (Gallup, 2020).

Parima lahenduse leidmise konfliktid ehk edukonfliktid

Parima lahenduse leidmise konfliktid tekivad, kui meeskonnaliikmetel on erinevad arvamused ja ideed selle kohta, kuidas saavutada parim tulemus või lahendus teatud olukorras.

Arusaadavalt käib jutt siin nö positiivsest ja elutervest konfliktist, kus sõna konflikti saab kasutada ainult tinglikult. Tegelikkuses on just sedalaadi “konfliktide” ehk vastandumise julgus meeskonnas positiivne märk.

Need konfliktid võivad hõlmata:

1. Lahenduste erinevus: Meeskonnaliikmed ei suuda kokku leppida, milline lahendus on parim.
2. Metoodika ja strateegia: Erinevad lähenemisviisid ja strateegiad eesmärkide saavutamiseks võivad põhjustada konflikte.

Juhtimise meetodid parima lahenduse leidmise konfliktide lahendamiseks:

1. Kollektiivse otsustusprotsessi loomine:
   • Juht võib rakendada demokraatlikku otsustusprotsessi, kus kõik meeskonnaliikmed saavad oma arvamust ja ideid jagada. Kõik ideed arutatakse ja hääletatakse parima lahenduse leidmiseks.
   • Uuring: MIT Sloan Management Review uuring näitab, et kollektiivne otsustusprotsess suurendab meeskonna rahulolu ja vähendab konflikte 25% võrra (MIT Sloan Management Review, 2018).
2. Lahenduste testimine ja pilootprojektid:
   • Juht võib julgustada meeskonda katsetama erinevaid lahendusi väikestes pilootprojektides enne lõpliku otsuse tegemist. See võimaldab meeskonnal näha, milline lahendus töötab kõige paremini.
   • Uuring: Stanford University uuring leidis, et lahenduste testimine pilootprojektide kaudu võib vähendada konflikte ja parendada otsuste kvaliteeti 30% võrra (Stanford University, 2017).

Küsimused mõtisklemiseks juhile?

1. Millised on teie meeskonnas esinevad peamised konfliktitüübid – rolli konfliktid, isikute vahelised konfliktid või parima lahenduse leidmise konfliktid?
2. Kuidas praegu käsitletakse konflikte teie organisatsioonis ja milliseid meetmeid võiks võtta nende tõhusamaks lahendamiseks?
3. Milliseid samme saate astuda, et parandada kommunikatsiooni ja selgust tööülesannete jaotamisel teie meeskonnas?