Kas oled vahel mõelnud, mida tähendavad produktiivsus, efektiivsus ja tulemuslikkus juhtimises? Kas need pole mitte ühed ja samad asjad? Tegelikult mitte päris. Kuigi neid mõisteid kasutatakse tihti koos ja vahel isegi sünonüümidena, on igaühel neist oma täpne tähendus. Ja iga juhi jaoks on ülimalt oluline neid erinevusi mõista.
Mõelda vaid statistikale – Harvardi ärikooli uuringu kohaselt kulutavad juhid 41% oma ajast ülesannetele, mis ei aita kaasa nende peamistele eesmärkidele. See tähendab, et peaaegu pool tööajast läheb sisuliselt raisku!
Enne kui hakata otsima viise, kuidas oma juhtimise produktiivsuse, efektiivsuse ja tulemuslikkuse näitajaid parandada, peame täpselt aru saama, mida need tähendavad. On ju oluline näiteks mõista, et produktiivsus ja efektiivsus on kaks erinevat, kuid omavahel seotud mõistet.
Nagu Peter Drucker, üks juhtimisteooria pioneere, on öelnud: “Produktiivsus tähendab õigete asjade tegemist (doing the right things), efektiivsus aga asjade õigesti tegemist (doing things right).”
1) Juhtimise produktiivsus viitab sellele, kui palju tulemusi suudetakse saavutada kindla ressursihulga ja ajaga (kas ta teeb õigeid asju?). Kui me räägime juhtimisest, siis produktiivsus tähendab, et juht suudab maksimaalselt ära kasutada oma ressursse – olgu need siis meeskonna aeg, eelarve või muud vahendid – ning saavutada kõrge tootlikkusega tulemusi.
Näide: Oletame, et juht suudab ühe nädalaga läbi viia kümme kohtumist oma meeskonnaga, lahendada kümme probleemset olukorda ja teha igal päeval vähemalt kaks olulist otsust. Tema produktiivsus on kõrge, sest ta suudab ühe nädalaga palju ära teha.
2) Juhtimise efektiivsus keskendub sellele, kas õiged asjad saavad tehtud (kas ta teeb asju õigesti?). Tõhus juht teeb otsuseid ja tegutseb viisil, mis viib organisatsiooni strateegiliste eesmärkide täitmiseni. Tõhusus ei tähenda ainult ülesannete täitmist, vaid tagab, et juht kasutab oma ressursse ja aega tegevustele, mis viivad organisatsiooni soovitud sihtideni.
Näide: Kui sama juht küll teeb kümme kohtumist ja lahendab kümme probleemi, kuid neist enamik ei aita kaasa ettevõtte strateegiliste eesmärkide täitmisele (näiteks lahendab ta vähetähtsaid küsimusi, mitte põhiprobleeme), siis ta ei ole väga efektiivne, kuigi produktiivsus on kõrge.
3) Juhtimise tulemuslikkus mõõdab lõpptulemust ehk seda, kas juht suudab saavutada need tulemused, mida temalt oodatakse. See võib olla seotud nii ettevõtte finantstulemuste kui ka töötajate rahulolu või meeskonna saavutustega. Tulemuslik juht on keegi, kes suudab pikas perspektiivis pakkuda väärtust nii organisatsioonile kui ka inimestele, keda ta juhib.
Näide: Kui juht suudab ühe nädalaga läbi viia kümme kohtumist, lahendada kümme probleemset olukorda ja teha igal päeval kaks otsust (kõrge produktiivsus) ning need tegevused on keskendunud olulistele küsimustele, nagu kriitiliste projektide edasiviimine ja strateegiliste otsuste tegemine (kõrge efektiivsus), siis võiks juht olla ka tulemuslik.
Lühidalt kokkuvõttes:
➢ Produktiivsus keskendub sellele, kui palju tehakse (tulemus/ressursside hulk).
➢ Tõhusus keskendub sellele, kas tehakse õiged asjad (strateegiliste eesmärkide saavutamine).
➢ Tulemuslikkus näitab, kas lõpptulemused vastavad ootustele ja kas saavutatakse pikaajalisi eesmärke.
Võtame näiteks ühe elulise olukorra mööblitootmisest: sinu meeskond toodab rekordarvu toole nädalas (kõrge produktiivsus), aga need toolid ei vasta kvaliteedistandarditele ja kliendid tagastavad neid sageli (madal tulemuslikkus).
Või teine stsenaarium: uue diivanikollektsiooni tootmine valmib ettenähtud ajaga ja eelarvega (kõrge efektiivsus), aga ei saavuta turul oodatud läbimüüki (jällegi madal tulemuslikkus).
Need näited mööblitootmise valdkonnast illustreerivad, kui oluline on mõista produktiivsuse, efektiivsuse ja tulemuslikkuse erinevusi (ja omavahelisi mõjusid). Juhina ei saa me keskenduda vaid ühele dimensioonile (mis võib aga juhtuda, kui neid kolme sünonüümidena kasutame).
Seda kinnitab ka statistika. Näiteks leidis konsultatsioonifirma McKinsey uuring, et ettevõtted, kes keskendusid üheaegselt nii efektiivsuse kui ka kliendiväärtuse loomisele (tulemuslikkuse näitaja), saavutasid keskmiselt 20% kõrgemat kasumit kui need, kes keskendusid vaid ühele mõõdikule.
Samuti on oluline vaadata seda töötajate pühendumuse valguses, mis mõjutab kõiki kolme näitajat – produktiivsust, efektiivsust ja tulemuslikkust.
Näiteks Gallup’i ülemaailmne töökohtade uuring näitas, et vaid 15% töötajatest on tõeliselt pühendunud oma tööle. See tähendab, et valdav enamus töötajatest ei anna endast parimat, mis omakorda pärsib ettevõtte üldist tulemuslikkust.
Pühendunud töötajad on aga nii produktiivsemad, efektiivsemad kui ka tulemuslikumad.
Näiteks leiti ühes teises Gallup’i uuringus, et kõrgelt pühendunud meeskonnad on 21% produktiivsemad ja 22% kasumlikumad kui madalalt pühendunud meeskonnad. See illustreerib, kui oluline on vaadata ka “pehmemaid” näitajaid nagu töötajate rahulolu ja pühendumus, mitte ainult kõvasid numbrilisi näitajaid.
Kui tunned, et sooviksida enda või oma meeskonna produktiivsust, efektiivsust ja tulemuslikkust tõsta, kaalu järgmisi viise.
Produktiivsuse suurendamisel on põhiliseks eesmärgiks ajakasutuse optimeerimine. Siin on mõned näpunäited:
Efektiivsuse parandamiseks tuleb vaadata ressursikasutust. Siin on mõned ideed:
Aga nagu eespool mainitud, efektiivsus üksi ei taga edu. Vaja on ka tulemuslikkust.
Tulemuslikkuse parandamine nõuab terviklikku lähenemist. Mõned soovitused:
Siinkohal on oluline mõista, et tulemuslikkus ei ole vaid numbrite küsimus. See hõlmab ka “pehmemaid” aspekte nagu meeskonnatöö, motivatsioon ja rahulolu.
Näiteks nagu Google’i Project Aristotle uuring näitas, on psühholoogiline turvatunne meeskonna edu üks olulisemaid faktoreid. Kui inimesed tunnevad end turvaliselt ja väärtustatuna, on nad valmis andma endast parima.
Hiljuti rääkisin ühe juhiga, kes oli hädas oma meeskonna tulemuslikkusega. Kuigi numbrid näitasid kõrget produktiivsust, ei kajastunud see klientide rahulolus ega ettevõtte kasumlikkuses.
Pärast põhjalikku analüüsi otsustas juht keskenduda edaspidi rohkem ka “pehmetele” teguritele. Ta hakkas regulaarselt vestlema oma meeskonnaliikmetega, et mõista nende väljakutseid ja ambitsioone (mis nende produktiivsust ja efektiivsust langetasid). Ta lõi keskkonna, kus oli turvaline katsetada ja eksida.
Tulemused olid head. Kuigi produktiivsus numbrites isegi veidi langes veel (kuna püüti leida aega asjadele, milleks varem aega ei kulunud), paranes meeskonna üldine tulemuslikkus märkimisväärselt. Kliendid olid rahulolevamad, innovatsiooni/ettepanekuid oli rohkem ja tulemused paranesid.
See lugu illustreerib ilmekalt, kui oluline on tulemuslikkuse mõistmisel vaadata kaugemale pelgalt produktiivsusest ja efektiivsusest.
Niisiis, kuigi produktiivsus, efektiivsus ja tulemuslikkus on kõik olulised näitajad, ei tohiks neid vaadelda isolatsioonis. Juhi ülesanne on leida nende vahel õige tasakaal, arvestades nii “kõvasid” kui “pehmeid” faktoreid.
See nõuab teadlikkust, paindlikkust ja pidevat õppimist. Tuleb jälgida numbrilisi näitajaid, aga samas pöörata tähelepanu ka inimestele nende taga.
Selline terviklik lähenemine võib tunduda alguses keeruline, aga pikemas perspektiivis tasub see end igati ära. Produktiivne, efektiivne ja tulemuslik meeskond on juhi suurim vara.
Järgmine kord, kui kuuled neid termineid, mõtle nende tõelisele tähendusele. Küsi endalt:
Vastused nendele küsimustele aitavad sul leida õige tasakaalu ja juhtida oma meeskonda suurema eduni.
