Kas oled märganud juhina, kuidas mõnikord probleemid töökollektiivis kuhjuma kipuvad ja alles siis, kui need on saanud suureks ja keeruliseks, oled sunnitud neile reageerima? Kas tunned, et juhina oled pidevalt tulekahjusid kustutamas, selle asemel et suunata meeskond sihipärase ja jätkusuutliku arengu teele (kahjuks mööduvad paljude juhtide päevad ainult task-listile või kuhjunud probleemidele reageerimisega)?

Just see eristab reaktiivset ülemust proaktiivsest liidrist – kas sa ootad, kuni probleemid sind leiavad, või oled sina see, kes teadlikult kujundab meeskonna kultuuri ja arengusuundi?

Juhtimise väljakutse: reaktiivsus vs proaktiivsus

Paljud juhid leiavad end sageli olukorrast, kus tööpäev koosneb peamiselt kriisidele reageerimisest – töötajate omavahelised pinged, langetatud motivatsioon, projektide viivitused või isegi ootamatud lahkumisavaldused.

Kuid kas oled mõelnud, miks need olukorrad üldse tekivad? Reaktiivse juhtimise puhul “juhib” juht probleeme siis, kui need juba avalduvad, kuid selleks ajaks võivad need olla nii keerulised ja sügavad, et nende lahendamine nõuab rohkem energiat ja ressursse kui oleks olnud võimalik ennetava tegevuse abil.

Näiteks:

• Motivatsiooni langus: Oled ilmselt märganud, kuidas töötajad tunduvad vähem motiveeritud, kuid sa ei tea, miks see juhtub, ja hakkad seda lahendama alles siis, kui töötajate tulemuslikkus juba kannatab.
• Kommunikatsiooniprobleemid: Või kuidas mõjutab tööõhkkonda ja tulemuslikkust see, kui töötajad üksteisega otsekohest suhtlemist väldivad, ja sina juhina pead silmitsi seisma sellest tulenevate valede otsuste ja konfliktidega, mida oleks saanud ennetada.
• Puuduv tagasiside: Või kas oled mõelnud, kui palju töötajaid võib tunda, et nende töö ei ole piisavalt hinnatud, sest regulaarset tagasisidet jagatakse vaid siis, kui midagi on valesti?

Proaktiivne lahendus: teadlik juhtimisplaan

Proaktiivsus juhina tähendab süsteemset lähenemist meeskonna juhtimisele ja töötajate arendamisele. Kuidas seda teha? Siin on üks konkreetne juhtimismeetod, mis aitab sul reaktiivsest juhtimisest liikuda proaktiivse liidripositsioonile – regulaarne ja süsteemne tagasiside andmise süsteem.

Kuidas rakendada regulaarset tagasisidestamise süsteemi?

1. Planeeri regulaarseid vestlusi: Selle asemel, et oodata, kuni probleemid pinnale kerkivad, loo meeskonnaga harjumus pidada regulaarselt 1:1 tagasiside vestlusi. Kõige efektiivsemad juhid teevad seda vähemalt kord kuus. Vestlustes küsi konkreetseid küsimusi, mis võimaldavad töötajatel jagada oma muresid ja mõtteid ning saada sinu otsest juhendamist. Uuri täpsemalt selle meetodi kohta.
2. Keskendu positiivsele ja arengule: Ära tee vestlusi pelgalt kriitikavormiks. Kinnita seal ka töötajate tugevusi ja kiida nende saavutusi. Samuti too esile arendamist vajavaid valdkondi, pakkudes konkreetseid arengusoovitusi, kuidas töötaja saaks oma tööpanust veelgi tõhustada.
3. Seadke individuaalsed ja meeskonna eesmärgid: Koosta töötajatega koos konkreetseid (ja mõõdetavaid!) eesmärke, mida järgida. Nii saavad nad aru, kuhu liiguvad ja millist arengut neilt ootad. See muudab sinu palju juhtimise süsteemseks ja läbipaistvaks.
4. Jälgi edusamme ja kohane: Tagasisidestamise süsteemi tõhusus tuleb välja siis, kui jälgid regulaarseid edusamme ja vajadusel kohandad oma juhendamist (just selleks 1:1 vestlusi kasutagi). Kui näed, et eesmärke ei saavutata, võta see üles vestlustes ja paku lahendusi.

Uuringud kinnitavad meetodi tõhusust

Paljud teadusuuringud toetavad proaktiivse juhtimise efektiivsust. Näiteks Harvardi ärikoolis läbiviidud uuring näitas, et organisatsioonid, kus juhid praktiseerivad regulaarset ja konstruktiivset tagasisidet, näevad töötajate rahulolu tõusu koguni 15% ja töötajate voolavuse vähenemist 48%.

Lisaks sellele leidis üks Gallupi uuring, et meeskonnad, kus töötajad saavad igakuist tagasisidet, on 21% suurema tootlikkusega kui meeskonnad, kus tagasiside on ebaregulaarne või puudub.

Positiivne mõju meeskonnale ja juhile

Proaktiivne juhtimine ja süsteemne tagasiside andmine muudavad töökultuuri avatumaks ja läbipaistvamaks. Töötajad, kes saavad pidevat ja positiivset tagasisidet, on motiveeritumad ning tunnevad, et nende töö on oluline. Lisaks on nad valmis rohkem panustama ja võtma vastu uusi väljakutseid. Juhina säästad energiat ja ressursse, sest probleemid ei eskaleeru kriitiliseks, vaid lahenevad juba eos.

Kokkuvõtteks:

1. Juhtimise suurim väljakutse on pidev reaktiivne tegutsemine ja kriiside lahendamine.
2. Regulaarse tagasiside süsteemi loomine ja rakendamine aitab sul ennetada probleeme ja juhtida meeskonda proaktiivselt.
3. Selle tulemusena suureneb meeskonna motivatsioon, töörahulolu ja üldine tulemuslikkus, luues positiivse ja areneva töökultuuri.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

1. Kui sageli pead praegu juhina tegelema kriisidega, mida oleks saanud ennetada proaktiivse juhtimise abil?
2. Milliseid samme saaksid astuda, et luua oma meeskonnas regulaarne ja süsteemne tagasiside kultuur?
3. Kuidas saaksid edendada meeskonnaliikmete omavahelist kommunikatsiooni, et nad tunneksid end avatumalt jagama oma mõtteid ja muresid enne, kui need muutuvad probleemideks?