Kaugtöö on siin, ja see ei kao enam ära usutavasti mitte kunagi. Töötajatele (eriti Y & Z põlvkonna töötajatele) on see hea uudis, sest kaugtöötamise võimalus on nende jaoks palga kõrval üks olulisimaid motivaatoreid.
Juhid pole sageli selle võimaluse üle aga kuigi õnnelikud. Jah, teoorias saavad nad oma töötajate ootustest hästi aru, aga praktikas muutub distantsilt juhtimine üsna kiiresti paljude juhtide jaoks nende juhi karjääri suurimaks väljakutseks. Ja seda eriti suvel, mil inimeste tähelepanu võib olla kõikjal mujal kui töö asjadel.
Samas saab kindlasti öelda, et kaugtöö suveajal toob tegelikkuses kaasa mitmeid unikaalseid eeliseid ja võimalusi (sh juhile). Mõistmine, kuidas neid ära kasutada ja nendega juhina toime tulla, võib olla kriitilise tähtsusega meeskonna juhtimisel ja motivatsiooni säilitamisel suveajal kaugtööd olevas meeskonnas.
Paindlikkus tööaja planeerimisel: Kuna Eestimaa suvi on lühike, aga töö on vaja ära teha, võivad nii mõnedki inimesed suvel töötada varahommikul või hilisõhtul, et nautida päikesepaistelisi tunde päeva keskmes või päeval lihtsalt pere või sõpradega väljasõitudele minna.
Keskkonna vahetus: Enamus meist ei kannata rutiini, mida talvel kontoris või ka kodus töötamine paratamatult pakub. Suvel saavad töötajad aga oma töökohta vahetada, näiteks töötada suvilas või rannas, mis võib tõsta nende loovust ja motivatsiooni.
Parem töö- ja eraelu tasakaal: Loodetavasti mõistab iga juht aastal 2024, et töö ei pruugi olla tema töötajate kõige kõrgem prioriteet elus. Kui tööandja suudab luua töötajale parema töö- ja eraelu tasakaalu, on töötaja kindlasti ka motiveeritum.
Just suvekuudel on see eriti tähtis, sest suvel toimub võrreldes ülejäänud aastaga lihtsalt nii palju rohkem. Ja just tööandja poolt pakutav kaugtöö võimalus lihtsustab aja leidmist peresündmuste ja puhkehetkede jaoks, mis aitab vähendada ka tööstressi ja suurendada rahulolu tööga.
Samas pole muidugi head ilma halvata – kaugtöötamine suveajal võib paratamatult juhi vaatest hoida töötajate tähelepanu mujal kui töö. Aga palk jookseb siiski ju kõikide päevade eest. Seetõttu tasub juhina teadvustada neid kolme peamist tegurit:
1) Töökeskkonna segajad: Suvel on rohkem segajaid nagu lapsed kodus, väljas toimuvad tegevused jne, mis töötajate tähelepanu inimlikult mujal hoiavad.
Toimetulekustrateegia: Proovige meeskonnas kokku leppida kindlad kellaajad, mil üksteise jaoks tiimis olemas ollakse. Kõik muud ülesanded ja ajad võivad olla ülesannete põhised – kui töö on tehtud, tee seda kasvõi südaööl!
2) Motivatsiooni (ja suutlikkuse) langus: Soojad ilmad võivad viia tähelepanu eemale töölt, eriti kui temperatuur tõuseb üle 25 soojakraadi. On ehk põhjusega Lõuna-Euroopas levinud selline töökorraldus, kus töötamine toimub valdavalt hommikuti ja pärastlõunal. Minu jaoks isiklikult elu praktiliselt peatub, kui temperatuur üle 25 kraadi tõuseb.
Toimetulekustrateegia: Loomulikult ei pruugi Eestis saada tööd niimoodi korraldada, aga regulaarsete pauside tegemine võib kahtlemata aidata (näiteks olen oma töö suvel jaganud 1 tunnistesse sessioonidesse, mille järel alati väikese sirutuspausi teen). Ja kindlasti tulevad siin kasuks konkreetsete ja motiveerivate eesmärkide kokku leppimine juhiga, et lihtsam oma fookust hoida oleks.
3) Tehnoloogilised probleemid: Kuna meie töö toimub täna valdavalt internetis, võib stressi nii töötajale kui tiimile/juhile tekitada kellegi kehv internetiühendus suvilas või muudes välitöökohtades. Sellega tuleb aga kahjuks vist veel pikalt leppida.
Toimetulekustrateegia: Siin aitab kindlasti ette mõtlemine ja varuplaanide koostamine. Ise püüan enne väljasõitu kõik vajaliku arvutisse laadida, et väljasõidul üllatusi ei tekiks.
Nagu eespool mainisin, olen kuulnud paljudelt juhtidelt nurinat kaugtöö suhtes. Loomulikult naudivad nad seda sageli ka ise ja mõistavad ka töötajate ootusi selles osas, aga samas võivad nii tulemused kui koostöö meeskonnas selle tõttu kannatada.
Allpool kirjutan lühidalt mõnest strateegiast, mida kindlasti juhina kasutada võiks, et töö seisma ei jääks, vaid meeskond jätkuvalt eesmärkide suunas liiguks.
Märksõnad siin on selged eesmärgid, ootused ja suveaja prioriteedid kogu tiimile. Efektiivne meeskonna juhtimine suveperioodil algab selgete eesmärkide ja ootuste seadmisest. Töötajatele tasub veelgi täpsemalt kommunikeerida, millised on suveaegsed prioriteedid ja kuidas need mõjutavad igapäevast töökorraldust ja eesmärkide saavutamist tervikuna. Selged eesmärgid aitavad töötajatel fokusseerida oma pingutused ning mõista, mis on kõige olulisem.
1) Selged eesmärgid: Defineeri konkreetsed tulemused, mida meeskond peaks suve lõpuks saavutama. Kahjuks tavaliselt erilist eesmärkide seadmist suve alguses ei toimu, sest kõik on suve ootuses ja möödunud hooajast väsinud – ning ootavad pikisilmi vaid puhkust!
2) Ootused: Siin ongi koht ootuste täpsustamiseks. Muidugi on ülioluline korraldada töö meeskonnas viisil, et inimesed päriselt puhata saaksid, aga samas ei tohiks töö meeskonnas ju siiski seisma jääda. Seepärast tasub kommunikeerida meeskonnas väga selgelt, milliseid tulemusi ja käitumisviise oodatakse igalt töötajalt, kes parajasti ei puhka. Äkki on vaja isegi mõned uued kokkulepped sõlmida.
3) Prioriteedid: Üle tasub suve ja puhkuste perioodi alguses käia ka prioriteedid. Märgi ära meeskonna koosolekul, millised ülesanded ja tegevused on suveperioodil esmatähtsad ja millised võivad häda pärast oodata kiire aja lõppu. See annab töötajatele rohkem läbipaistvust sinu kui juhi ootustest, ja võimaldab siiski selle kõrval endale ja perele aega planeerida.
Ja siis see algab – pooled töötajad on puhkusel ja pooled on ülekoormatud! Aga töö peab siiski jätkuma, mis seab paljud juhid surve alla, sest isegi tööl olevad töötajad on ju kaugtööl, kelle suhtes puudub juhil ülevaade.
Just seetõttu on suhtlus ja kommunikatsioon kaugtöö kultuuris võtmetähtsusega komponent. Regulaarne suhtlus toetab meeskonna sidusust ja motiveeritust ka kaugtööl ja suveaja kontekstis. Juhil tasub selleks ajaks kasutusele võtta erinevaid suhtluskanaleid tagamaks, et kõik töötajad informeeritud ja kaasatud oleksid.
Suhtle rohkem: See on veidi vastuoluline (sest töötajad sooviksid rohkem hoopis eemale tööst, meeskonnast ja juhist hoida!), aga tegelikult tasub suvel ja kaugtöö tingimustes kommunikatsiooni aktiveerida, mitte vähendada. Samas peab see olema põhjendatud ning kõikidele ühtemoodi arusaadav, et seda tehakse eesmärgiga säilitada virtuaalne sidusus meeskonnas.
Selleks korralda regulaarseid virtuaalseid kohtumisi meeskonnaga, et arutada edusamme ja lahendada tekkinud küsimusi. Proovi siin arvestada just selliste aegadega, et inimesed siiski oma suve nautida saaks (eriti kui teed neid rohkem kui tavaliselt).
Kindlasti võiks üheks teemaks nendel koosolekutel olla ka näiteks järgmise nädala teiste inimeste plaanid – kes töötab kus ja kui kättesaadav ta on? Võite lausa kaaluda mingi tabeli koostamist Google’s, kuhu on kõikidel ligipääs ja kust kõik näevad, kuidas, mis ajal ja mis kanalites inimesed sel nädalal töötada eelistavad.
Suhtluskanalite laiendamine: Kui muidu suhtlete ainult e-maili teel, tasub ehk vähemalt suveks üle kolida operatiivsematesse kanalitesse nagu Teams, Zoom või Slack. See võimaldab inimestel oma tööd ja tegemisi planeerida muretsemata selle pärast, et kaob kontakt juhi ning meeskonnaga.
Anna rohkelt tagasisidet. Loo süsteemne lähenemine tagasiside andmiseks ja saamiseks. See aitab parandada tööprotsesse ning tõsta töötajate motivatsiooni. Kui sa tavapäraselt ennast muidu väga heaks tagasiside andjaks ei pea, proovi suveperioodil seda siiski teha – sa võidad sellest rohkem kui kaotad!
Eriti proovi kasutada muidugi positiivset tagasisidet ehk tunnustust. Kogu tiim on suveajal suurema pinge all, mistõttu iga sinu poolt märkamine ja positiivse ära mainimine, on meeskonna jaoks väga tugev valuuta. Isegi, kui see on lihtsalt väike tänu märkus koosoleku alguses selle kohta, kui palju kõik pingutavad, võib see olla väga suure ja motiveeriva mõjuga kogu meeskonnale.
Võib kindlalt väita, et kaugtöö edukus suveajal sõltub efektiivsest suhtlusest ja selgetest ootustest, mille kokku leppimist tiimis veab eest meeskonna juht. Kuigi see seab juhi suurema surve alla, võib motiveeriv suvekultuur meeskonnas toetada nii töötajate rahulolu kui ka meeskonna eesmärkide saavutamist üheaegselt.
Siiski nõuab kaugtöö juhtimine suveajal erilist lähenemist, et hoida meeskond motiveeritud ja tulemuslik. Jah, suveaeg toob kaasa nii positiivseid kui ka negatiivseid aspekte, aga neid tulebki nutikalt ära kasutada ja lahendada.
Ära karda katsetada ja kohandada neid lähenemisi vastavalt oma meeskonna vajadustele. Sinu panus ja eeskuju juhina on siin ülioluline ning õigete juhtimisvõtete abil saad muuta ka suveperioodi meeskonnas produktiivseks ja nauditavaks kogemuseks kõigile osapooltele.
