Kas oled tundnud mõnikord, et meeskonnas puudub avatus ja otsekohesus, mis piirab innovatsiooni ja edasiliikumist? 

Kas oled tajunud, kuidas inimesed hoiavad end koosolekutel ja üksteisega suhtlemisel tagasi, mis hoiab paljud tähelepanu vajavad probleemid meeskonnas pinna all ja tekitab omavahelisi pingeid ja arusaamatusi?

Näiteks võid olla märganud, kuidas töötajad kardavad eksida ja hoiduvad seetõttu ideedest pakkumisest koosolekul või väikeste riskide võtmisest oma töös (soovitaks mängida alati kindla peale). See pidurdab meeskonna arengut ja loob stagnatsiooni.

Või oled märganud, kuidas töötajad väldivad otsekohest suhtlemist ja eelistavad vaikida või suhelda kaudselt, et vältida konflikte. See viib arusaamatuste ja probleemide kuhjumiseni, mis lõpuks kahjustavad meeskonna koostööd ja tulemuslikkust.

Või oled täheldanud, et töötajad tunnevad, et nad peavad võistlema üksteisega tulemuste ja tunnustuse nimel, mis viib koostöö asemel kahjuliku konkurentsini. See õõnestab meeskonna ühtsust ja tekitab pingeid.

Kuidas luua keskkond, kus töötajad tunnevad end turvaliselt ja toetavad üksteist, selle asemel, et üksteise vastu töötada?

Piiratud avatus ja inimlikud hirmud on paljude meeskondade argipäev. Kas ka Sinu meeskonnas?

Tõeliselt edukate meeskondade ühiseks tunnuseks on avatus ja otsekohesuses (mõnikord isegi radikaalne!). Just sellest kirjutab hästi ka Kim Scott oma raamatus “Radikaalne siirus”.

Ta kirjeldab, kuidas edukad idufirmad loovad tugeva kultuuri, kus inimesed annavad üksteisele otsekohest ja ausat tagasisidet (ilma üksteisele haiget tegemata). Selline lähenemine soodustab tihedat koostööd ja usaldust, ja seda on ettevõtte algusfaasis lihtne saavutada, sest kõik inimesed on lähedased ja tunnevad üksteist hästi. See aitab kaasa ellujäämisele ja kiirele kasvule.

Avatuse kadumine võib viia ettevõtte hääbumiseni

Kuid kui ettevõte kasvab ja uued inimesed liituvad, muutub kultuur sageli keerulisemaks. Uued tulijad ei pruugi teada igaühe nime ega tunda samu tugevaid suhteid. Otsekohesus muutub ka kohe keeruliseks, kui inimesed ei tunne üksteist enam nii hästi. 

Soovides säilitada siiski draamavaba õhustikku, tekib hirm kaotada algusaegade sõbralikku kultuuri, mis hakkab takistama avatud suhtlemist ja probleemide otsekohest lahendamist. Sellises keskkonnas hakkavad inimesed instinktiivselt käituma manipuleerivalt ja ebasiiralt, et ennast üksteise ja võimalike tagajärgede eest kaitsta.

Tulemuseks on mürgine kultuur, kus vaid vähesed julgevad üksteisele ja juhtidele tõtt rääkida, ning enamik lipitseb lihtsalt ülespoole, samal ajal survet avaldades allapoole. Selline käitumine viib ettevõtte uuenduste aeglasele ja piinarikkale hääbumisele. Ettevõte muutub üha vähem avatuks, vähem dünaamilisemaks ja vähem innovatiivseks, kust ka head töötajad kipuvad lahkuma hakkama.

Tõhus tehnika avatuse ja usalduse suurendamiseks meeskonnas

Inspireerituna Kim Scott’i ja Patrick Lencioni töödest kasutan oma meeskonnakoolitustel (eriti juhtide meeskonnakoolitusel “Ühtne juhtide meeskond”) tõhusat tagasisidestamise tööriista omavahelise usalduse kasvatamiseks meeskonnas. 

Seda võib nimetada “Radikaalse siiruse tagasiside ringiks”. See on struktureeritud tagasisidemeetod, mis aitab meeskonnaliikmetel avameelselt ja ausalt oma mõtteid jagada, tugevdades usaldust, vähendades ebakindlust ja aidates vältida mürgise kultuuri tekkimist.

Siin 5-sammuline juhend meeskonnajuhile, kui soovid seda ise läbi viia:

1. Ettevalmistus:
   • Valige sobiv aeg ja koht, kus kõik meeskonnaliikmed saavad osaleda ja tunda end mugavalt.
   • Tee eelnevalt selgeks tagasiside ringi eesmärk ja reeglid. Rõhuta, et eesmärk on üksteist toetada ja arendada, mitte kritiseerida või rünnata.
2. Tagasiside ring:
   • Selgita põhimõtet: alustades juhist, kuulevad kõik meeskonnaliikmed ringis teiste meeskonnaliikmete tagasisidet (üks kuulab, kõik teised annavad tagasisidet; seejärel kuulab järgmine jne)
   • Tagasiside sisu on :
     • 2 tunnustust: Alusta 2 asja ütlemisega, mida selle meeskonnaliikme puhul hindad.
     • 1 väike sõbralik soovitus: Ütle 1 väike sõbralik soovitus, millele see meeskonnaliige võiks rohkem tähelepanu pöörata
3. Reeglid / kokkulepped:
   • Näita juhina eeskuju, julgustades ja võttes adekvaatselt vastu kuuldava tagasiside (ka sellise, millega kohe alguses nõustuda ei tahaks).
   • Julgusta osalejaid kuulama ilma vahelesegamiseta ja vastamata. See aitab vältida kaitsesse minekut.
   • Sekkuda ringi võib kuulaja ainult juhul, kui ta ei saa kontekstis aru (sooviks täpsustada midagi)
   • Pärast tagasiside kuulamist peaks iga osaleja tänama gruppi 
4. Järeltegevused:
   • Pärast tagasiside ringi kohtu iga meeskonnaliikmega, et ringi tulemusi jagada ja  iga osalejaga individuaalne tegevusplaan koostada, kus määratakse konkreetsed sammud parenduste saavutamiseks.

Selline tagasiside ring on ülitõhus meetod, mis aitab kaasa ausa ja avatud suhtlemise kultuuri loomisele. Struktureeritud ja turvaline keskkond, kus kõik saavad oma mõtteid jagada ja parendusi teha, aitab vältida mürgise kultuuri tekkimist (sest kõik oluline saab välja öeldud) ning toetab meeskonna ühtsust ja produktiivsust.

Mis tavaliselt meeskonnas muutub, kui selliseid meetodeid kasutada?

See on vaid üks näide avatuse suurendamiseks meeskonnas, mida võib kohandada ja selle baasil sarnaseid meetodeid kasutusele võtta. Kindel on aga see, et selliste tegevuste eestvedamine on väga tõhus ja loob meeskonda reaalseid positiivseid muutusi. 

Pärast selliste meetodite kasutamist võid näha reaalseid muutusi oma tiimis:

Aspekt	Enne meetodi rakendamist	Pärast meetodi rakendamist
Kommunikatsioon	Töötajad väldivad otsekohest suhtlemist ja hoiduvad jagamast ausat tagasisidet, kartes konflikte või negatiivset reaktsiooni.	Töötajad suhtlevad avameelselt ja ausalt, teades, et nende arvamust hinnatakse ja see aitab meeskonna arengule kaasa.
Usaldus meeskonnas	Madal usaldustase, töötajad tunnevad end tihti üksi ja kahtlustavad üksteise motiive.	Kõrge usaldustase, töötajad tunnevad end ühtse meeskonnana, toetades ja julgustades üksteist.
Probleemide lahendamine	Probleemid kuhjuvad ja jäävad lahendamata, kuna keegi ei julge neid esile tuua.	Probleemid tuuakse kiiresti esile ja lahendatakse konstruktiivses vaimus.

Radikaalne avatus toob meeskonda 35% rohkem innovatsiooni

Meeskondade avatuse kohta on tehtud ka palju uuringuid, mis kinnitavad üheselt, et mida suurem on avatus ja usaldus meeskonnas, seda kiiremini see ka soovitud tulemusteni jõuab:

• Näiteks Gallupi uuring näitab, et töötajad, kes tunnevad, et nende arvamust hinnatakse ja neil on võimalus ausalt suhelda, on 21% produktiivsemad kui need, kes tunnevad, et nende hääl ei ole oluline.
• Harvard Business Review uuring leidis, et organisatsioonid, kus praktiseeritakse regulaarset ja konstruktiivset tagasisidet, näevad töötajate rahulolu kasvu 15% ja töötajate voolavuse vähenemist 48%.
• Stanfordi Ülikooli uuring näitas, et meeskonnad, kus julgustatakse avatud ja ausat suhtlemist, kogevad 35% kõrgemat innovatsiooni taset võrreldes meeskondadega, kus selline suhtlemine puudub.

Kinnised meeskonnad viivad piiratud tulemusteni, ja seda mitte vähese potentsiaali tõttu meeskonnas, vaid meeskond ei kasuta oma potentsiaali lihtsalt ära. Selle põhjuseks on hirmud, ebakindlus ja segadus, mida võib öelda, pakkuda ning arvata, ja mida mitte? 

Võti avatuse loomiseks on juhi käes – kas oled valmis seda võtit keerama?

Küsimused mõtisklemiseks juhile?

1. Kuidas hindaksid oma tänase meeskonna avatust – kas oled rahul sellega?

2. Kas võtad ette või vead liidrina teadlikult eest tegevusi, mis võiksid avatust suurendada?

3. Kui suur on avatud teie juhtide meeskonnas 10-palli skaalal? Kas võib olla sealne piiratud avatus põhjuseks, miks ka alumiste tasandite meeskondades see madal on?

PS. Kui soovid omandada konkreetseid võtteid avatuse suurendamiseks meeskonnas, vaata: “Tagasiside-kultuuri loomine meeskonnas”