Kas oled kunagi saatnud juhile (või ka mõnele kolleegile) e-kirja ja oodanud vastust päevi, võib-olla nädalaid? Kas mäletad seda ebamugavat tunnet, kui sa ei teadnud, kas sinu sõnum üldse kohale jõudis? Või tekkis sul tunne, et sinu kiri (või sina ise!) on lihtsalt nii ebaoluline, et teine ei vaevu sellele vastama …
Või oled sa hoopis ise see juht (või ka kolleeg!), kelle postkastis on kümneid vastamata kirju, mis kõik justkui hüüavad tähelepanu …?
Eestis, kus töökultuur väärtustab sageli vaoshoitust ja mõõdukat käitumist, võib vaikimine tunduda neutraalne või isegi viisakas valik. Ometi näitab Officevibe’i uuring, et 57% töötajatest tunneb, et nad ei saa oma juhilt piisavalt tagasisidet, mille üheks alaliigiks võib olla ka “vastamata kiri” (Officevibe, 2021).
See statistika räägib aga ainult poole loost – tegelik kahju, mida vaikimine tekitab, ulatub palju sügavamale.
Nimelt on just see vaikimine – vastamata jäänud e-kiri, pooleli jäänud vestlus või reageerimata küsimus – on üks alahinnatumaid allikaid töörahulolematusele ja usalduse kahanemisele meeskondades. Eriti kesk- ja esmatasandi juhtide puhul, kelle argipäev koosneb kümnetest väikestest otsustest ja inimeste ootuste juhtimisest, on selge ja kiire suhtluse puudumine nagu nähtamatu miin, mis plahvatab siis, kui on juba liiga hilja.
Vaikimine pole kunagi neutraalne. See on aktiivne valik, millel on konkreetsed tagajärjed. Kui juht ei vasta töötaja kirjale või küsimusele, hakkab töötaja peas toimuma midagi, mida psühholoogid nimetavad “tühimiku täitmiseks”.
Inimese aju ei talu ebakindlust. Kui me ei saa infot, hakkame ise seletusi välja mõtlema. Ja need seletused on harva positiivsed. Töötaja võib hakata mõtlema: “Kas mu juht on minuga pahane? Kas ma tegin midagi valesti? Kas mu töö pole piisavalt oluline, et sellele tähelepanu pöörata?”
Näiteks leidis MIT Sloan School of Management’i uuring, et töötajad, kes tunnevad end ignoreerituna, on 2,8 korda suurema tõenäosusega aktiivselt uut töökohta otsimas (MIT Sloan, 2020). See pole üllatav – keegi ei taha töötada kohas, kus teda justkui ei eksisteeri.
Mõni aeg tagasi rääkis mulle üks keskastmejuht oma kogemusest. Ta oli saatnud oma juhile ettepaneku uue projekti kohta, mis tema arvates võiks ettevõttele palju kasu tuua. Nädal läks mööda, siis teine, kolmas. Vastust ei tulnud.
“Ma hakkasin kahtlema kõiges,” tunnistas ta. “Oma ideedes, oma võimetes, isegi selles, kas ma üldse sellesse ettevõttesse sobin. Lõpuks selgus, et juht lihtsalt unustaski mu kirja ära. Aga selleks ajaks olin ma juba emotsionaalselt töökohalt lahkunud.”
Miks siis juhid vaikivad? Harva on see pahatahtlikkusest. Enamasti on põhjused palju inimlikumad ja mõistetavamad.
Esiteks, ülekoormatus. Tänapäeva juht saab päevas kümneid, võib-olla sadu e-kirju. Koosolekud, projektid, tähtajad – kõik võistleb tähelepanu pärast. On lihtne lasta mõnel kirjal “libiseda läbi võrgu”.
Teiseks, ebamugavus. Mõnikord ei vasta juhid sellepärast, et neil pole head vastust. Võib-olla on töötaja küsimus keeruline või puudutab teemat, mille osas juhil endal pole selgust. Lihtsam tundub lükata vastamine edasi, lootes, et olukord laheneb ise.
Kolmandaks, prioriteetide segadus. Juhid võivad arvata, et mõned asjad on liiga väikesed, et neile kohe reageerida. “See pole ju nii oluline,” mõtleb juht. Aga töötaja jaoks, kes selle küsimuse või mure esitas, on see väga oluline.
Usaldus on nagu pangakonto – iga positiivne kogemus lisab sinna juurde, iga negatiivne võtab maha. Vaikimine on üks kiiremaid viise selle konto tühjendamiseks.
Kui juht ei vasta töötaja pöördumisele, saadab see mitu sõnumit: “Sinu mure pole oluline.” “Sinu aeg pole väärtuslik.” “Ma ei austa sind piisavalt, et vastata.” Need sõnumid võivad olla tahtmatud, aga nende mõju on reaalne.
Usalduse kadumine avaldub mitmel viisil. Töötajad hakkavad vältima juhiga suhtlemist. Nad ei jaga enam ideid ega probleeme. Meeskonna koosolekutel valitseb vaikus, sest keegi ei usu, et nende panus midagi muudaks.
Veel hullem – usalduse puudumine on nakkav. Kui üks meeskonnaliige näeb, et juht ei vasta kolleegi kirjadele, hakkab ta kartma sama kohtlemist. Tekib kultuur, kus kõik hoiavad distantsi ja teevad ainult minimaalselt vajalikku.
Aga mida teha, kui sul tõesti pole aega pikalt vastata või kui sul pole veel vastust? Hea uudis on see, et alati on alternatiive täielikule vaikimisele.
Esiteks, kinnita kättesaamist. Isegi kui sul pole aega kohe sisuliselt vastata, saada lühike sõnum: “Sain su kirja kätte. Vaatan selle üle ja vastan homme.” See võtab 30 sekundit, aga annab töötajale kindluse, et tema sõnum jõudis kohale.
Teiseks, ole aus oma võimete piiride osas. Kui sa ei tea vastust, ütle seda: “Hea küsimus. Ma pean selle üle mõtlema/kelleltki nõu küsima. Annan sulle teada hiljemalt reedeks.” Ausus loob usaldust, isegi kui sul pole kohe lahendust pakkuda.
Kolmandaks, delegeeri vajadusel vastamine. Kui sinu aeg on tõesti piiratud, kas keegi teine meeskonnas saaks aidata? “Saatsin su küsimuse Marile, kes selle teemaga igapäevaselt tegeleb. Tema oskab sulle paremini vastata.”
Neljandaks, loo endale süsteem. Võib-olla määrad kindlad ajad, millal vastad kirjadele. Või kasutad automaatset vastust puhkuse ajal. Oluline on, et inimesed teaksid, mida oodata.
Kuidas muuta oma igapäevast käitumist, et vaikimist vähendada? Siin on mõned konkreetsed sammud, mida võid kohe rakendama hakata.
Alusta “24 tunni reegliga”. Võta eesmärgiks vastata kõigile kirjadele 24 tunni jooksul, isegi kui vastus on lühike. See ei tähenda, et pead kõik probleemid selle ajaga lahendama, vaid lihtsalt kinnitama, et oled teadlik.
Loo oma kalendrisse “suhtlusaeg”. Näiteks iga päev 30 minutit kirjadele vastamiseks. Kui see on kalendris, on suurem tõenäosus, et sa seda ka teed.
Kasuta malle levinud küsimuste jaoks. Kui saad sageli sarnaseid küsimusi, loo valmis vastused, mida saad kiiresti kohandada. See säästab aega ja tagab, et keegi ei jää vastuseta.
Õpi ütlema “ei” viisil, mis ei sulge uksi. “Kahjuks ei saa ma praegu selle projektiga aidata, aga soovitan sul rääkida Andresega” on parem kui mitte midagi öelda.
Jälgi oma “suhtlusvõlga”. Kui tunned, et oled kellelegi vastuse võlgu, pane endale meeldetuletus. Ära looda oma mälule – stressis kipume just olulisi asju unustama.
Vaikimine võib tunduda neutraalne valik, eriti Eesti vaoshoitud töökultuuris. Ometi on see üks kahjulikumaid harjumusi, mida juht endale lubada võib. Vaikimise hind on kõrge, hõlmates järgmist:
Hea uudis on see, et vaikimise tsüklit on võimalik murda. See ei nõua suuri muutusi ega tohutuid ajaressursse. Piisab väikestest, järjepidevast sammudest: kättesaamise kinnitamine, ausus oma võimete piiride osas, süsteemide loomine ja regulaarne suhtlus.
Järgmine kord, kui su postkastis on vastamata kiri, mõtle sellele mitte kui koormale, vaid kui võimalusele. Võimalusele näidata, et hoolid. Võimalusele tugevdada usaldust. Võimalusele olla juht, keda inimesed usaldavad ja austavad.
