Kujuta ette, et on reede pärastlõuna. Sa istud oma autosse või vajutad arvuti kinni ja tunned tohutut väsimust. Sa oled terve nädala jooksnud, kustutanud tulekahjusid, vastanud sadadele e-kirjadele ja osalenud lõpututel koosolekutel.

Aga kui sa küsid endalt ausalt: “Mida ma sellel nädalal päriselt ära tegin, mis viib meie ettevõtet või meeskonda pikas perspektiivis edasi?”, võib vastuseks olla piinlik vaikus.

See on hetk, mida kogeb suur osa juhtidest, kes tunnistavad, et töötavad pideva ajasurve all. Me alustame nädalat suurte plaanidega, aga lõpetame selle tundega, et oleme olnud lihtsalt osavad “asjaajajad”, mitte juhid.

Miks see nii on? Kas me oleme laisad? Ei. Kas me oleme rumalad? Kindlasti mitte. Põhjus on milleski, mida Sean Covey ja Chris McChesney oma raamatus “The 4 Disciplines of Execution” nimetavad Töökeeriseks (The Whirlwind).

Ja kui sa ei õpi seda keerist taltsutama, sööb see su strateegilised eesmärgid hommikusöögiks.

Mis on Töökeeris ja miks see nii ohtlik on?

Töökeeris on sinu igapäevane töö. Need on kliendikõned, mis vajavad vastamist. See on aruandlus. Need on ootamatud probleemid tootmises või IT-süsteemides. See on kõik see, mis on vajalik, et hoida “tuled põlemas” ja uksed lahti.

Töökeeris ei ole halb. See on hädavajalik. Ilma selleta lakkaks ettevõte täna toimimast.

Probleem tekib aga siis, kui Töökeeris muutub ainsaks reaalsuseks. See on jõuline, see on vali ja see on kiireloomuline.

Probleem on selles, et oleme loonud sageli oma ellu keskkonna, kus “kiire” on muutunud vaikimisi normaalseks seisundiks. McKinsey uuring näitab, et keskmise juhi tööpäevas on 73% ülesannetest märgitud kui “kiireloomulised”.

Töökeerisel on olemas üks suur konkurent: Strateegilised eesmärgid. Strateegilised eesmärgid (uue süsteemi juurutamine, meeskonnakultuuri muutmine, uue toote arendus) on olulised, aga nad ei ole kunagi kiireloomulised.

• Töökeeris karjub sulle näkku: “Vasta sellele meilile KOHE!”
• Strateegiline eesmärk sosistab vaikselt nurgas: “Oleks tore, kui saaksid minuga tegeleda, kui mahti on…”

Ja me kõik teame, kes selles vaidluses peale jääb. Töökeeris võidab alati. Välja arvatud juhul, kui sa teadlikult sekkud.

Miks meile meeldib Töökeerises olla (bioloogiline lõks)

Me kõik oleme loomulikult mõnikord langenud sellesse lõksu. On päevi, kus on lihtsam vastata 20 e-kirjale ja tunda end produktiivsena, kui võtta ette üks keeruline strateegiline dokument, mis nõuab süvenemist.

Miks? Sest Töökeeris pakub meile kiiret dopamiini. “Saatsin ära!” – Linnuke kirjas. Dopamiinilaks. “Lahendasin probleemi!” – Linnuke kirjas. Dopamiinilaks.

Me tunneme end kangelastena, kes päästavad päeva. Aga tegelikult oleme nagu hamstrid rattas – jookseme kiiresti, aga edasi ei liigu. Me oleme kinni “kiire” kultuuris, kus reaktsioon on olulisem kui ennetus.

👉 Samas aga näitavad uuringud, et stressivabad meeskonnad (kes ei ela pidevas keerises) on 31% produktiivsemad. Kuidas sinna aga jõuda?

Kuidas Töökeerisest välja murda?

Keegi ei tohiks öelda, et sa peaksid lõpetama igapäevatöö ja rutiinide tegemise. See pole võimalik. Covey ja McChesney toovad aga välja geniaalse reegli: 80/20.

Me peame leppima, et 80% meie ja meeskonna ajast kulub Töökeerisele (igapäevastele kohustustele). Aga sa pead võitlema nagu lõvi selle ülejäänud 20% eest.

Siin on 3 sammu, mida me oma ajajuhtimise ja isikliku efektiivsuse koolitustel juhtidega praktiseerime, et seda 20% kaitsta:

1. Defineeri oma “Metsikult Oluline Eesmärk” (MOE)

Kõige suurem viga? Meil on liiga palju eesmärke. Kui sul on 10 prioriteeti, pole sul ühtegi prioriteeti. Nagu üks müügijuht mulle tunnistas, oli tal meeskonnas korraga 8 “kriitilist” prioriteeti. Tulemuseks on halvatus.

Vali ÜKS (maksimaalselt kaks) eesmärki, mis on nii olulised, et kui kõik muu õnnestub, aga see ebaõnnestub, oled ikkagi kaotanud. See on sinu WIG (Wildly Important Goal). See peab olema midagi, mis viib teid praegusest punktist A punkti B. Kõik muu on Töökeeris.

2. Loo Töökeerise-vaba tsoon

Sa ei saa teha strateegilist tööd “jooksvalt” või “siis, kui aega üle jääb”. Aega ei jää kunagi üle.

Sa pead selle aja võtma. Blokeeri oma kalendris aeg (näiteks teisipäeva hommikul 9:00–11:00), mis on pühendatud AINULT sinu Metsikult Olulisele Eesmärgile. See on aeg, mil:

• Telefon on hääletu.
• E-mail on kinni.
• Uks on kinni (või klapid peas).

👉 Üks juht, kellega koostööd tegime, kehtestas meeskonnas reegli, et ükski “kiire” päring ei saa vastust enne 24 tundi, mis sundis inimesi ise lahendusi leidma ja vähendas Töökeerise mahtu märgatavalt.

3. Mõõda tegevusi, mitte ainult tulemusi

Töökeerises vaatame me tavaliselt tagantjärele-mõõdikuid (käive, kasum, toodetud ühikud). Need on olulised, aga me ei saa neid enam muuta. Need on minevik.

Töökeerisest väljamurdmiseks pead keskenduma ennetavatele mõõdikutele. Küsi endalt: “Mis on see üks tegevus, mida ma saan sel nädalal teha, et mõjutada oma Metsikult Olulist Eesmärki?”

• Vale lähenemine: “Loodan, et kuu lõpuks on müük suurem.”
• Õige lähenemine: “Helistan sel nädalal viiele võtmekliendile, et tutvustada uut lahendust.”

Juhi roll on olla “Keerisemurdja” meeskonnas

Sinu meeskond vaatab sinu poole. Kui sina oled pidevalt oravarattas – saadad öösel meile, jooksed ühelt koosolekult teisele ja ei suuda keskenduda –, siis teevad nemad sama.

Juhi emotsionaalne seisund on nagu “emotsionaalne ilmateade” kogu meeskonnale. Kui sina oled keerises, on seal ka sinu meeskond.

Töökeerisest väljamurdmine nõuab distsipliini. See on ebamugav. On palju lihtsam tegeleda “tulekahjudega” kui ehitada tulekindlat maja. Aga just see eristabki juhti administraatorist.

Sinu ülesanne on öelda: “Jah, meil on palju kiiret tööd (80%), aga siin on see üks asi (20%), mis muudab meie tulevikku, ja me leiame selle jaoks aja, maksku mis maksab.”

Alusta sellest, et lõpetad Töökeerise kummardamise. “Kiire” ei võrdu “tähtis”. Võta tagasi kontroll oma päeva üle. Sest kui sina ei pane paika oma päeva fookust, teeb Töökeeris seda sinu eest.

Küsimused mõtisklemiseks juhile:

1. Mis on sinu Töökeeris? Millised tegevused röövivad 80% sinu ajast, kuid ei vii sind pikaajalistele eesmärkidele lähemale?
2. Kui sul oleks luba saavutada sel aastal vaid ÜKS suur eesmärk (lisaks igapäevatööle), siis mis see oleks? (See ongi sinu potentsiaalne WIG ehk MOE).
3. Kas sa julged öelda “ei” headele ideedele? Fookus ei tähenda ainult “jah” ütlemist õigele asjale, vaid julgust öelda “ei” kõigele muule, mis sinu tähelepanu hajutab.