Kas sinu kalendris on korrapärased 1:1 vestlused oma otseste alluvatega? Kui on, siis tubli – see on oluline samm õiges suunas. Aga kui aus olla, kas need kohtumised on sisukad ja väärtust loovad? Või kulub suurem osa ajast niisama lobisemisele, tööülesannetest rääkimisele ja üksteise kurssi viimisele?

Paljude juhtide jaoks on 1:1 vestlused lihtsalt järjekordne kohustus, mille personaliosakond on peale surunud. Nad ei näe selle tõelist väärtust ja potentsiaali. Aga tegelikkuses on need vestlused hindamatu tööriist juhi arsenalis – kui neid õigesti kasutada.

Miks on 1:1 vestlused juhile olulised?

Miks on siis 1:1 vestlused üldse olulised? Mis kasu saab juht regulaarsetest personaalsetest vestlustest oma alluvatega?

Kuigi häid põhjuseid selleks leiab palju, on kõige tähtsamad nendest sellised:

1. Usalduse loomine. Kui töötaja tunneb, et tema juht võtab aega, et teda päriselt kuulata ja mõista, tekib usaldus. Ja usaldus on aluseks kõigele – koostööle, lojaalsusele, pühendumisele.
2. Varajane probleemide avastamine. 1:1 vestlused annavad võimaluse märgata võimalikke probleeme enne, kui need süvenevad. Olgu selleks siis inimestevahelised konfliktid, motivatsioonilangus või isiklikud mured – kui juht on kursis, saab ta varakult sekkuda.
3. Tagasiside andmine ja saamine. Need vestlused on ideaalne koht, et anda töötajale sisukat tagasisidet tema töö ja arengu kohta. Aga sama oluline on küsida tagasisidet ka enda kohta – kuidas juht saaks paremini toetada oma meeskonda?
4. Arengu toetamine. Regulaarsed 1:1 vestlused aitavad juhil mõista iga töötaja unikaalseid tugevusi, nõrkusi ja ambitsioone. Nii saab neid paremini suunata ja arendada.

Seega, 1:1 vestlused pole mitte lihtsalt formaalsus, vaid kriitiline juhtimise tööriist. Nad aitavad luua tugevamaid suhteid, ennetada probleeme ja kasvatada meeskonna potentsiaali. Neid targalt kasutades näeb juht väga positiivseid arenguid nii töötajate kui meeskonna tasandil.

Praktilised nipid 1:1 vestluste sisukamaks muutmiseks

Selleks, et 1:1 vestlused õnnestuksid, tasub silmas pidada mõningaid nüansse. Kirjutan alljärgnevalt praktilistest nippidest, kuidas neid tõeliselt väärtust loovaks muuta:

1. Sea õige raamistik

• Kohtu oma töötajatega individuaalselt regulaarselt soovitavalt iga kuu, aga mitte vähem kui 1x/kvartalis
• Broneeri kalendris selleks kindel aeg (30-60 minutit) ja ära neid kohtumisi tühista, kuna need saadavad töötajale sõnumi, et (temast) midagi olulisemat tuli vahele
• Leia rahulik ja privaatne koht, kus saab segamatult rääkida (mitte mitteformaalsem keskkond, seda parem tulemus)

2. Ära jää kinni üksteise kurssi viimisse

• Jah, muidugi räägite te 1:1 vestlustel ka jooksvatest tööülesannetest, aga ära lase sellel kogu aega võtta
• Pane paika raamistik, kus esimesed 10-15 min on kurssi viimise jaoks, ülejäänud aja aga pühenda sügavamatele teemadele

3. Küsi avatud küsimusi

• Väldi suletud küsimusi, millele saab vastata ühe sõnaga (“Kas projekt on graafikus?”)
• Küsi avatud küsimusi, mis julgustavad reflekteerima (“Mis on selle projekti juures sinu jaoks kõige suurem väljakutse?”)

4. Kuula aktiivselt

• Ära keskendu ainult faktidele, vaid püüa tabada ka emotsioone ja mõtteid sõnade taga
• Kasuta peegeldusi ja ümbersõnastamist (“Kui ma õigesti aru saan, siis sa tunned, et…” või “Ma kuulsin sind ütlemas seda …)
• Tee sagedasi kokkuvõtteid kuuldust ja kontrolli, kas said õigesti aru

5. Näita üles siirast huvi

• Küsi töötaja arvamust, ideid, ettepanekuid
• Uuri, mis talle tema töö juures meeldib, mis teda innustab
• Näita, et hoolid temast kui inimesest, mitte ainult kui töötajast

6. Anna turvaliselt konstruktiivset tagasisidet

• Enne kriitilise tagasiside ja soovituste tegemist kiida töötaja edusamme ja saavutusi (proovi teha neid 2x rohkem kui soovitusi anda, aga need peavad olema mõtestatud ja reaalsed; kui ei leia midagi, siis küsi mõttes endalt, miks ma teda lahti lasknud pole – see ongi see, mida tema juures väärtustad)
• Kui näed arengukohti, too need välja toetaval viisil
• Küsi töötaja enda mõtteid, kuidas ta saaks areneda ja paremini hakkama saada

7. Seo vestlused suurema pildiga

• Aita töötajal näha, kuidas tema töö sobitub meeskonna ja organisatsiooni eesmärkidesse
• Küsi, mida saaksid sina juhina teha, et teda paremini toetada nende eesmärkide saavutamisel

8. Sõlmi kokkuleppeid ja jälgi nende täitmist

• Iga vestluse lõpus leppi kokku konkreetsed sammud, mida mõlemad pooled astuvad
• Järgmisel kohtumisel vaadake üle, kuidas kokkulepitud tegevused on edenenud

Lugu skeptikust praktikuks

Toon näiteks ühe oma kliendi, personalijuhi Marise (nimi muudetud), kes paar aastat tagasi hakkas kasutama neid nippe oma 1:1 vestlustel. Tema eesmärk oli saada isiklik kogemus, et selle baasil 1:1 vestluste idee ülejäänud juhtidele maha müüa, kes isegi aastapõhiseid arenguvestluseid ei viitsinud teha.

Marise meeskonnas oli tööstress kõrge ja läbipõlemise oht suur. Ta tundis, et ei mõista päris täpselt, mis tema inimeste peas toimub, kuid nägi, et probleemid kanduvad üle juba nii meeskonda kui tulemustesse. Nii otsustas ta alustada regulaarsete igakuiste personaalsete vestlustega.

Alguses olid kohtumised kohmakad – mõlemad pooled olid harjunud rääkima vaid tööülesannetest. Aga Maris ei andnud alla. Ta õppis juurde, küsis avatud küsimusi, näitas üles siirast huvi ja kuulas aktiivselt.

Tasapisi hakkas jää sulama. Töötajad avanesid, rääkisid oma rõõmudest ja muredest. Nad jagasid ideid, kuidas tööprotsesse parendada. Nad tundsid, et nende arvamus loeb.

Maris andis ise ka konstruktiivset tagasisidet – alustades alati positiivsega, aga tõi alati sisse ka arendavat tagasisidet. Tema peamine fookus oli näidata töötajate isiklikku rolli meeskonna eesmärkide saavutamisel.

Tulemus? Aasta lõpuks oli meeskonna rahulolu ja pühendumus märgatavalt tõusnud. Inimesed tundsid end väärtustatuna ja kaasatuna. Nad teadsid, et neil on juht, kes neid toetab ja aitab areneda. Ja lisaks oli ka meeskonnatunne teinud märgatava hüppe – avatus oli kasvanud, inimesed rääkisid koosolekutel rohkem ning tahtsid kaasa mõelda.

Ma võin kinnitada, et tegelikult pole see mingi üksikjuhtum. Rakendades sarnaseid põhimõtteid järjekindlalt, on paljud juhid suutnud luua tugevamaid ja inimlikumaid suhteid oma töötajatega ning tõstnud seeläbi kogu oma meeskonna tulemuslikkust.

Alusta vaikselt, aga alusta

1:1 vestlused ei ole pelgalt formaalsus, vaid võimas juhtimise tööriist. Kui kasutada neid teadlikult ja oskuslikult, aitavad nad:

1. Luua usaldust ja inimlikke sidemeid
2. Ennetada ja lahendada probleeme
3. Anda ja saada sisukat tagasisidet
4. Toetada töötajate arengut ja kasvu

Seega, võta aega, et enda jaoks need vestlused päriselt läbi mõtestada, ja seejärel lihtsalt hakka pihta. Proovi need vestlused sisukaks muuta nii enda kui töötajate jaoks. Kasuta ülaltoodud nippe – sea õige raamistik, küsi, kuula, huvitu, seo suure pildiga. Las need kohtumised saavad sinu jaoks prioriteediks, mitte kohustuseks.

Lõppude lõpuks on juhtimine ju inimsuhete kunst. Ja 1:1 vestlused on sinu võimalus seda kunsti harjutada – luua kontakti, usaldust ja ühist arusaama. Pole olemas häid juhte ilma heade suheteta. Alusta täna nende suhete teadlikku loomist.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Kui regulaarselt sa praegu oma otseste alluvatega 1:1 vestlusi pead? Kas need on sinu jaoks prioriteet?
2. Milliseid ülaltoodud nippidest saaksid kohe oma järgmisel 1:1 kohtumisel katsetada?
3. Kuidas saaksid muuta oma 1:1 vestlused rohkem keskendunuks töötaja arengule ja vähem staatuse aruandele? Uuri lisa ka koolitusest “Tagasiside-kultuuri loomine meeskonnas”.