Kas oled mõelnud, miks mõned juhid suudavad oma töötajatega luua usaldusväärseid suhteid, samas kui teised jäävad distantsiks ja leiavad tagasiside andmise keeruliseks? Kas oled tundnud, et juhtimise ja töötajate suhete vahel on nähtamatu sein, mis takistab tõhusat suhtlemist ja koostööd?

Kuidas distantsi hoidmine takistab tõhusat juhtimist?

Paljud juhid ei soovi oma töötajatega isiklikumaid suhteid luua, vaid eelistavad hoida töötajatega teatud distantsi, uskudes, et see aitab säilitada objektiivsust ja vältida võimalikke konflikte.

Kuid see “mulli” hoidmine võib takistada tõhusat juhtimist ja takistada avatud suhtlemist. Kui juht ei tunne oma töötajaid isiklikul tasandil, on tal raske mõista nende motivatsioone, hirme ja vajadusi, mis omakorda raskendab tõhusat suhtlust ja konstruktiivset tagasisidet.

On ju töötaja tööl kogu oma isikuga – järelikult, kõik, mida ta tööl teeb, on isiklik. Ja kui juht pole töötaja tulemustega rahul, ja püüab talle tagasisidet anda, ongi see ju täiesti isiklik. Tööga hakkama saamine ja mitte hakkama saamine on isiklik, vastuseisud uuendustele on isiklik, tema suhted ülejäänud meeskonnaliikmetega on isiklikud – kõik on isiklik!

Just sellest tulenevalt ei ole võimalik tõhusalt koostööd teha ilma isiklike suheteta. Võib-isegi öelda, et ilma isikliku suhteta päris suhe puudub, millel võivad olla koostööle reaalsed negatiivsed mõju:

👀 Hoiakute varjamine: Kui isiklikku suhet pole ja üksteist ei usaldata, võivad töötajad hoiduda väljendamast oma tõelisi tundeid või muresid. See viib sageli arusaamatuste ja probleemide kuhjumiseni, mis omakorda kahjustab meeskonna koostööd ja tulemusi.

👀 Konfliktid ja arusaamatused: Või võib vähene usaldus ja isiklikumat laadi suhete puudumine viia olukorrani, kus tagasiside andmine kipub viima konfliktideni, sest töötajad tunnevad, et juht ei mõista nende tegelikke kavatsusi ja põhjuseid? See võib reaalselt muuta tagasiside pigem probleemide allikaks mitte lahenduseks, mida see tegelikult ju juhtimise tööriistana olema peaks.

Näiteks kujuta ette olukorda, kus juht annab tagasisidet töötajale, kes on viimasel ajal olnud vähem produktiivne. Kui juht ei tea, et töötaja võitleb isiklike probleemidega, võib tagasiside tunduda töötajale ebaõiglase kriitikana, mis tekitab vastuseisu ja konflikte.

Või kujuta ette, et juht püüab ellu viia organisatsioonilisi muutusi, kuid ei mõista, miks töötajad neile vastu seisavad. Kui juht ei tunne oma töötajaid, ei saa ta aru, et vastuseis tuleneb ebakindlusest ja hirmust tundmatu ees.

Miks peaksid juhid töötajatega isiklikumaid suhteid looma?

Töötajatega isiklikemate suhete loomine ei tähenda professionaalsuse kaotamist. Vastupidi, see aitab juhil paremini mõista oma meeskonda ja seeläbi juhtida neid tõhusamalt. Isiklikum suhe võimaldab juhil näha töötajate tõelisi vajadusi ja muresid, mis omakorda aitab anda asjakohasemat ja konstruktiivsemat tagasisidet.

Näiteks: Kujutle, et juht teab, et tema töötaja on hiljuti läbi elanud raske lahutuse. Sellises olukorras oleks lihtne arvata, et töötaja keskendumisvõime on vähenenud isiklike probleemide tõttu. Sellise teadlikkuse abil saab juht pakkuda töötajale toetust ja mõistmist, mis võib aidata töötajal taastuda ja oma tööle paremini keskenduda.

Uuringud näitavad, et töötajad, kellel on juhiga tugevam isiklik side, on rohkem motiveeritud ja lojaalsemad. Näiteks Gallupi uuring näitas, et töötajad, kes tunnevad, et juht hoolib neist isiklikul tasandil, on 27% rohkem pühendunud oma tööle ja 21% tõenäolisemalt jäävad organisatsiooni pikemaks ajaks.

Praktiline juhtimisvõte: Autentsed vestlused

Lahendus: Üks tõhus meetod töötajatega isiklikemate suhete loomiseks on autentsed vestlused. Autentsed vestlused tähendavad, et juht on valmis kuulama ja mõistma töötajaid ilma hinnangut andmata ja empaatiaga. Kuid kuidas selliseid vestlusi edukalt läbi viia?

Samm-sammuline juhend autentselt vestluse läbiviimiseks

1. Ettevalmistus:

• Vali sobiv aeg ja koht: Oluline on valida vestluseks aeg ja koht, kus ei esine segavaid tegureid. Privaatne ja rahulik keskkond aitab töötajal tunda end turvaliselt ja avameelselt jagada oma mõtteid.
• Sea end valmis kuulamiseks: Enne vestlust valmistu ennast täielikult kohal olema ja keskendu ainult vestlusele. See tähendab, et mobiiltelefon ja muud segajad peaksid olema kõrvaldatud.

2. Alusta empaatiaga:

• Näita üles siirast huvi: Küsi töötajalt, kuidas tal päriselt läheb, ja kuula tähelepanelikult tema vastust. Näita, et hoolid tema heaolust, mitte ainult tööalastest saavutustest.
• Peegelda ja kokkuvõtlikult tagasta kuuldut: Kasuta peegeldavat kuulamist, et töötaja tunneks, et teda tõesti kuulatakse. Näiteks: “Ma kuulen, et oled viimasel ajal palju stressi tundnud. Kas see on seotud mõne konkreetse projektiga?”

3. Ole läbipaistev ja aus:

• Jaga oma mõtteid ja tundeid siiralt: Kui töötaja tunneb, et juht on aus ja avatud, on ta tõenäolisemalt valmis jagama oma mõtteid ja tundeid. Näiteks: “Ma olen märganud, et sa oled viimasel ajal olnud veidi eemalolev. Ma tahan aru saada, kuidas ma saaksin sind paremini toetada.”
• Väldi hinnangute andmist: Keskendu faktidele ja oma tunnetele, mitte hinnangutele või eeldustele. Näiteks, selle asemel, et öelda “Sa ei keskendu tööle,” võiks öelda “Ma olen märganud, et sinu tähelepanu on viimasel ajal hajutatud. Kas on midagi, millega ma saaksin aidata?”

4. Kuula aktiivselt ja anna aega vastamiseks:

• Ära katkesta: Las töötaja räägib lõpuni ilma vahele segamata. Anna talle aega oma mõtete kogumiseks ja väljendamiseks.
• Esita avatud küsimusi: Julgusta töötajat jagama rohkem, küsides avatud küsimusi, mis võimaldavad tal väljendada oma mõtteid ja tundeid. Näiteks: “Kuidas sa tunned end praegu oma töökoormuse ja meeskonnaga seoses?”

5. Paku tuge ja ressursse:

• Paku praktilisi lahendusi: Kui vestluse käigus ilmnevad probleemid, paku välja praktilisi lahendusi või ressursse, mis võivad aidata. Näiteks: “Kui tunned, et sul on liiga palju tööd, saame ehk prioriteedid ümber seada või kaaluda ajutist abi?”
• Jälgi ja toeta: Järeltegevused on kriitilised. Järelkontrolli töötajaga pärast vestlust, et näidata oma toetust ja huvi tema heaolu vastu.

6. Kokkuvõte ja järgmised sammud:

• Kokkuvõtte tegemine: Enne vestluse lõppu tee lühike kokkuvõte peamistest arutatud punktidest ja sellest, mida mõlemad pooled on kokku leppinud edaspidiseks.
• Seadke tuleviku ootused: Kinnitage järgmised sammud ja veenduge, et töötaja teab, mida oodata ja mida temalt oodatakse.

Teaduslik põhjendus

Paljudele juhtidele võivad sellised võtted – nt autentsed vestlused – tunduda liialt “pehmed” ja isiklikud. Aga just selles kogu iva ongi! Inimesed on isikud ja inimeste vahelised suhted on isiklikud. Ning kui juht ei suuda (kuna pole kogemust ja on veidi ka endal hirm nii haavatavat vestlust maha pidada) selliseid võtteid kasutada, võivadki suhted olla pinnapealsemad, ning vastavate eespool kirjeldatud tagajärgedega.

Selliste vestluste tõhusust juhtimises kinnitavad ka mitmed uuringud:

1) Näiteks Stanfordi Ülikooli uuringud on leidnud, et juhid, kes kasutavad autentsust ja empaatiat oma juhtimisstiilis, loovad töötajates kõrgema rahulolu ja kaasatuse taseme.

2) Lisaks leidis 2017. aastal läbiviidud uuring Harvardi Business Schoolis, et töötajad, kes tunnevad, et nende juhid tõeliselt hoolivad ja mõistavad neid, näitavad suuremat tööalast pühendumust ja madalamat tööjõu voolavust.

3) Kolmas uuring, mis avaldati ajakirjas “Journal of Occupational and Organizational Psychology”, leidis, et empaatilised juhid, kes praktiseerivad aktiivset kuulamist, parandasid oluliselt meeskonna dünaamikat ja tõhustasid töötajate tulemuslikkust.

Mis pärast selliste meetodite kasutamist meeskonnas muutub?

Oluline on mõista, et empaatia, usalduse ja avatuse kasutamise eesmärk juhtimises ei ole sõpru leida või töötaja jaoks terapeuti mängida. Selle eesmärk on lihtsustada ja tõhustada omavahelist koostööd:

Juhtimisvõimekus	Enne vestluseid	Pärast vestluseid
Kommunikatsioon paraneb	Töötajad väldivad otsekohest suhtlemist ja hoiduvad jagamast ausat tagasisidet, kartes konflikte või negatiivset reaktsiooni.	Töötajad suhtlevad avameelselt ja ausalt, teades, et nende arvamust hinnatakse ja see aitab meeskonna arengule kaasa.
Usaldus kasvab	Töötajad tunnevad, et juhid ei mõista nende vajadusi ega muresid, mis tekitab usaldamatust ja distantseerumist.	Töötajad tunnevad, et juhid mõistavad ja toetavad neid, mis suurendab usaldust ja töötajate rahulolu.
Tulemuslikkus tõuseb	Madal töötajate motiveeritus ja suur tööjõu voolavus.	Suurem töötajate pühendumus ja lojaalsus organisatsioonile.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

1. Kas tunned, et sinu juhtimisstiil soodustab avatud ja ausat suhtlemist töötajatega? Kuidas saaksid oma juhtimisstiili kohandada, et töötajad tunneksid end turvaliselt jagamast oma mõtteid ja tundeid?
2. Kuidas võiksid autentsed vestlused ja isiklikud suhted töötajatega parandada teie organisatsiooni kultuuri ja tulemuslikkust? Milliseid konkreetseid samme saaksid selle saavutamiseks teha?
3. Kas oled valmis astuma sammu väljapoole oma mugavustsooni ja looma töötajatega isiklikumaid suhteid? Milliseid väljakutseid ja võimalusi näed selle teekonna jooksul?